Jede Aufgabe ist eine Tomate

13.04.2018

Wird man beim Erledigen einer Aufgabe gestört, benötigt man 15 Minuten, um sich wieder ganz auf die Arbeit konzentrieren zu können. Kurze Momente ungestörter Arbeit sind selten und deshalb wertvoll. Mit der Pomodoro-Technik gelingt die Balance zwischen Fokus und Pause.

Als Facharzt durfte ich einige Zeit in der Ambulanz einer Klinik arbeiten. Eine Patientin wollte damals besonders viel Aufmerksamkeit. Sie brauchte häufig Zuwendung und kam mindestens einmal in der Woche in die Sprechstunde, für mindestens eine Stunde. Immer wieder wechselten ihre Symptome. Diagnostik und die Therapie („Was können wir tun?“) waren eine echte Herausforderung.

Sie war nicht privat versichert und sie stellte große Ansprüche an die Behandlung. Sie duldete keine Störungen während der Therapie. Wenn sie in Behandlung war, verlangte sie meine volle Aufmerksamkeit.

Unsere Sprechstundenhilfe wusste das. Sie achtete darauf, dass keine Telefonate durchgestellt wurden oder sonstige Störungen auftraten. Die mussten alle warten, bis die Stunde vorbei war. Mit der Krankenkasse abrechnen konnten wir die Behandlung auch nicht, denn es gab keine kodierbare Diagnose.

Sie existierte nämlich nicht. Sie war nur das Codewort für den Eintrag in meinem Kalender, das für eine Stunde ungestörte Arbeit stand. Ohne Multitasking, ohne Unterbrechungen und mit voller Konzentration.

Ein seltenes Gut: Zeit ohne Unterbrechung

Wo sind sie nur geblieben? Zeitfenster, in denen man wirklich ungestört an einem Thema arbeiten kann. Meist ist der Tag durchgetaktet und es gibt kaum eine Gelegenheit, sich mal wirklich auf eine Aufgabe zu fokussieren und nicht im ständigen Multitasking zu ersticken.

Und dann fällt kurzfristig eine mehrstündige Sitzung aus. Oder eine ganztägige Dienstreise muss im letzten Moment verschoben werden. Ein leerer Kalender! Keine festen Termine, keine Verpflichtungen und die Chance, sich endlich an das Projekt heranzumachen, das schon so lange aufgeschoben wurde.

Was dann passiert ist interessant. Denn meist verfalle ich in eine von zwei Verhaltensmustern:

Ich weiß genau, was zu tun ist. Ich freue mich auf die Aufgabe und vertiefe mich in das Projekt. Die Welt um mich herum scheint nicht mehr zu existieren. Stunden später merke ich, dass ich ohne Pause und ohne mich von E-Mails und Telefonen ablenken zu lassen, gearbeitet habe. Ich bin zufrieden, aber auch völlig erschöpft.

Oder ich beginne, die unverhoffte freie Zeit mit dem Lesen von E-Mails zu füllen. Nach einiger Zeit überlege ich mir, welches der vielen Dinge ich heute erledigen sollte, denn leider habe ich gestern keinen Frosch als erste Aufgabe bestimmt. Die vielen Aufgaben stecken in den Stapeln auf meinem Schreibtisch. Ich beschließe, erstmal ein wenig Ordnung zu schaffen und zu schauen, was ich eigentlich alles tun muss. Zum Glück klingelt das Telefon und ich bin dankbar für die Ablenkung.
Sind inzwischen neue Emails gekommen? Enthält der andere Stapel vielleicht angenehmere Überraschungen?

Schon ist es Mittagszeit und ich kann in die Kantine gehen, ohne wirklich irgendwas geschafft zu haben. Ich bin unzufrieden und frustriert. Schade um die wertvolle Zeit.

Tomaten für die Konzentration: Pomodoro in der Praxis

Um die freie Arbeitszeit so einzuteilen, dass Konzentration und Erholung perfekt kombiniert werden, kann die Anwendung der Pomodoro-Technik helfen. Sie stammt von Francesco Cirillo und der Name kommt von der roten Tomaten-Eieruhr, mit der er damals nach dieser Methode gearbeitet hat. Denn mehr als eine Eieruhr braucht es nicht, um nach dieser Technik zu arbeiten.

Eine Voraussetzung für die Pomodoro-Technik ist, dass Sie wissen, was Sie eigentlich erledigen wollen. Wichtig ist dafür eine To-do-Liste und die Festlegung der wichtigsten Aufgabe (siehe Frosch). Im ersten Schritt legt man also fest, was man während der Pomodoros erledigen möchte. Mit der Zeit lernt man, die To-do-Liste nach den Zeitintervallen zu formulieren.

Nur 25 Minuten, dann Pause

Dann beginnt der erste Pomodoro: Stellen Sie die Uhr auf 25 Minuten, denn so lange dauert jedes Pomodoro. Die oberste Regel lautet, dass man während des 25-Minuten-Pomodoros nichts anderes tut, als sich auf die Aufgabe zu konzentrieren. Keine Emails, keine Telefonate oder sonstige Störungen. Die Zeit dieses konzentrierten Arbeitens ist mit 25 Minuten sehr übersichtlich gewählt, es ist zu schaffen!

Sobald die 25 Minuten abgelaufen sind, wird die Arbeit unterbrochen. Dabei ist es egal, ob Sie die Aufgabe wie geplant beendet haben, oder ob Sie noch einige Minuten brauchen. Notfalls muss man die Aufgabe im nächsten Pomodoro beenden, aber nach 25 Minuten ist ohne Ausnahme eine kurze Pause angesagt. Stellen Sie den Timer erneut, diesmal auf 5 Minuten zur Entspannung.

Danach folgt sofort das nächste Pomodoro-Intervall. Nach vier Pomodoros am Stück (zwei Stunden) folgt eine Pause von 30 Minuten.

7 Vorteile der Pomodoros

Die Umsetzung der Pomodoro-Technik ist denkbar einfach. Konsequent angewendet, bringt sie viele Vorteile:

Passt die Aufgabe in ein Pomodoro?

Viele Aufgaben, für die man viel Zeit einplant, lassen sich tatsächlich in 25 Minuten erledigen, wenn man das Parkinsonsche Gesetz berücksichtigt. Bei größeren Aufgaben ist es ohnehin sinnvoll, das Projekt in überschaubare Einheiten aufzuteilen. Denn so erscheint es nicht mehr unerreichbar, sondern jeder Teilschritt erscheint machbar. So können die 25-Minuten-Intervallle zu einer Einschätzung im Zeitmanagement werden: Wie viele Pomodoros werde ich brauchen, um ein Projekt abzuschließen?

Pausen sind wichtig, um konzentriert zu bleiben. Die Pause sollte Belohnung sein für die konzentrierte Arbeit. Also sollte man etwas tun, das angenehm ist. Das Zimmer lüften, Wasser trinken, herumlaufen oder kurz nach draußen gehen. E-Mails bearbeiten und Telefonate sind für die Pausen nicht geeignet.

Und jetzt? Ausprobieren!

Und jetzt? Blockieren Sie aktiv ein Zeitintervall in Ihrem Kalender und probieren Sie die Technik aus. Zu Beginn reicht der Timer Ihres Smartphones (Flugmodus!), um die Pomodoros zu definieren. Es gibt aber auch Pomodoro-Apps.

Schreiben Sie gern in die Kommentare, welche Erfahrungen Sie machen.

 

Bildquelle: Zozz_, pixabay

Artikel letztmalig aktualisiert am 18.04.2018.

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" Eine Patientin wollte damals besonders viel Aufmerksamkeit. Sie brauchte häufig Zuwendung und kam mindestens einmal in der Woche in die Sprechstunde, für mindestens eine Stunde. Immer wieder wechselten ihre Symptome. Diagnostik und die Therapie („Was können wir tun?“) waren eine echte Herausforderung. Sie war nicht privat versichert und sie stellte große Ansprüche an die Behandlung. Sie duldete keine Störungen während der Therapie. Wenn sie in Behandlung war, verlangte sie meine volle Aufmerksamkeit." Ich dachte : Ooooh, was für ein toller Arzt.....aber leider ging die Geschichte in eine andere Richtung , so eine Behandlung - volle Aufmerksamkeit etc ... bleibt ein Traum....
#1 am 18.04.2018 von Remedias Cortes (Nichtmedizinische Berufe)
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