Lohnabrechnung in der Arztpraxis – praktische Tipps für weniger Aufwand

10.09.2017
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In einer Arztpraxis werden nicht nur die Patienten versorgt, Arztpraxen stellen auch wichtige Arbeitsplätze dar. Daher ist die monatliche Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiter der Praxis besonders wichtig, aber auch aufwendig. Das liegt nicht zuletzt daran, dass sich in diesem Bereich häufig Details ändern. Mit einigen praktischen Tipps können sich niedergelassene Ärzte diese Aufgaben erleichtern – und vermeiden es, im Abrechnungs-Wirrwarr zu versinken.

Warum Lohnabrechnungen erstellen?

Die Lohnabrechnung bringt viel Verantwortung mit sich. Die Mitarbeiter müssen ihre Lohnabrechnungen erhalten, das Geld muss pünktlich überwiesen werden, außerdem bestehen Meldepflichten gegenüber Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt. Daher müssen Abgaben rechtzeitig abgeführt werden, Bescheinigungen erstellt und auch Aufbewahrungspflichten eingehalten werden. Fehler sind hier folgenreich und können Ärger mit den Behörden einbringen. Wichtig zu wissen ist es daher, worauf es bei Gehaltsabrechnungen tatsächlich ankommt.

Welche Mindestangaben sind notwendig?

Mitarbeiter haben Anspruch auf eine schriftliche Gehaltsabrechnung. Darin enthalten sind Angaben zum Abrechnungszeitraum und die genaue Zusammensetzung des Gehalts. Außerdem finden sich hier Informationen zu Zuschlägen, speziellen Zulagen und weiteren Vergünstigungen, Abzüge oder Vorschüsse. Wichtig dabei ist die pünktliche Ausstellung per Post oder die persönliche Aushändigung.

Warum sind diese Angaben wichtig?

Zum einen verpflichtet der Gesetzgeber Arbeitgeber wie niedergelassene Ärzte zu diesen exakten Angaben. Bereits die Grundzüge der Abrechnung gegenüber den Kostenträgern bieten enorme Maximierungspotenziale. Die Verständlichkeit ist für eine korrekte Gehaltsabrechnung ebenfalls von großer Bedeutung. Somit bleiben unnötige Diskussionen aus, wenn es um die Berechnung von Bruttogehalt und folgender Nettoauszahlung geht.

Hinweis: Ein weiterer Vorteil ist die Transparenz. Die Angestellten können klar einsehen, welcher Anteil des Bruttogehalts an den Staat, Krankenkassen und so weiter abgeführt wird und welcher tatsächliche Gesamtaufwand dahintersteckt.

Was geschieht bei Fehlern in der Gehaltsabrechnung?

Wenn der Arzt zu viel Lohnsteuer abführt, kann der Fehlbetrag von den Angestellten wieder zurückgeholt werden. Bei den Sozialversicherungsbeiträgen sieht die Sache anders aus. Wenn hier zu wenig einbehalten wird, dürfen Ärzte den Fehlbetrag nur bei den nächsten drei Gehaltszahlungen nachträglich abziehen.

Warum ist Pünktlichkeit wichtig?

Unpünktliche und unübersichtliche Lohnabrechnungen sind für Mitarbeiter frustrierend und demotivierend. Fehlerhafte Abrechnungen machen zudem einen sehr schlechten Eindruck bei den Mitarbeitern. Das gilt auch für den Eindruck bei Behörden, die dann vielleicht künftig genauer hinschauen. Bei nicht sauberer Buchführung muss man in der Konsequenz mit häufigen Prüfungen rechnen. Wer sich nicht selbst um alle Aspekte der Gehaltsabrechnung kümmern möchte, kann hierbei beispielsweise auf Lohnbuchhaltung-Software von Lexware zurückgreifen. Diese Programme sind einfach einzurichten, intuitiv steuerbar und stets auf dem neuesten Stand.

Welche Vorteile und Nachteile gibt es hier?

Mit einer externen Lösung, etwa in Form eines teuren Steuerbüros, spart man sich selbst den Arbeitsaufwand der Lohnabrechnung, befreit sich damit jedoch nicht von der Haftung. Eine gute Lösung ist hierbei, eine flexible Gehaltsabrechnungs-Software einzusetzen. Diese Programme arbeiten zuverlässig und sind mit Blick auf gesetzliche Regelungen immer auf dem aktuellen Stand. Zudem ist so ein tagesaktueller Überblick über die Gehälter möglich. Beide Varianten sollten entsprechend mit ihrem Einsparpotential in Bezug zum individuellen Arbeits- und Kostenaufwand gesetzt werden.

Was sollte eine gute Lohn-Software können?

Eine Software zur Gehaltsabrechnung erstellt wichtige Unterlagen vollständig und effizient für die Praxis, das Finanzamt und die Krankenkassen. Die Produkte arbeiten schnell und bequem und berücksichtigen auch alle neuesten gesetzlichen Änderungen des aktuellen Jahres. Praktisch ist auch, dass mit der Software die Dokumente an das Finanzamt mit Hilfe von ELSTER und an die Sozialversicherungsträger mit Hilfe von dakota schnell und sicher übermittelt werden können.

Das Wichtigste in Kürze:

Hinweis: Dies schließt auch Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung), Sofortmeldungen, Erstattungsanträge für Umlagen bei Krankheit und Mutterschutz mit ein.

Artikel letztmalig aktualisiert am 27.09.2017.

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Aus: Nnews
Medizin, Allgemeinmedizin
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