Gratwanderung im Postgebirge

3. September 2012
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Zimmer mit ohne Ausblick: So könnte man manche Büros nennen, auf deren Schreibtisch sich mehr oder weniger hohe Berge unerledigter Briefe türmen. Wie sie schnell wieder klare Sicht bekommen und künftig ausufernde Anhäufungen von Post verhindern, verrät Ihnen Praxisberater Loibl in diesem Artikel.

  1. Je nach dem, wann Ihr Postbote bei Ihnen ist, müssen Sie eine Bürostunde (muss natürlich keine ganze Stunde sein) in Ihrem Terminkalender frei halten. Die Länge bestimmt nicht nur die Menge der anfallenden Post, sondern vor allem Ihr systematisches Vorgehen.

  2. Lassen Sie sich die Post schon mal aufbereiten. Eine Helferin sollte zumindest die Kuverts öffnen; sie muss ja nicht die Post herausnehmen. Nehmen Sie einen Posteingangsstempel, auf dem dieNamen derer vermerkt sind, die die Post bei Ihnen erledigen, damit Sie den Bearbeiter nur ankreuzen müssen.
  3. Klammern Sie sich nicht an irgendwelchen Informationen fest. Lernen Sie, möglichst viel wegzuschmeißen. Die Ablage “P” für Papierkorb sollte die größte sein. Werbebriefe, Zettel mit alten Notizen und auch Zeitungen stapeln sich teilweise in den Praxen
  4. Die zweitwichtigste Ablage ist “Weitergeben”. Alles, was Sie nicht selber erledigen müssen, spart Ihnen Zeit. Legen Sie auch das Procedere für Aufgabenerledigung (z.B. Gutachtensbearbeitung)fest, damit Sie sich nicht immer mit Detailaufgaben aufhalten müssen.
  5. Die unangenehmste Ablage ist die “Aktivablage”. Hier müssen Sie tätig werden. Schieben Sie nichts auf die lange Bank, sondern erledigen Sie die Dinge so schnell wie möglich. Vor allem dann, wenn es eilig ist und Sie wissen, was zu tun ist. Wenn es wirklich nicht sofort geht, dann machen Sie auf kleinen Haftzetteln Notizen, was Ihnen beim Lesen spontan einfällt und markieren Sie auch die wichtigsten Passagen. Dann sind Sie beim nächsten Mal schneller im Sachverhalt.
  6. Bei manchen Poststücken weiß man nicht so genau, wie man damit umgehen soll. Jetzt sind Sie als Manager gefragt, entscheiden Sie! Entweder sofort bearbeiten, Informationen holen lassen oder in den Papierkorb damit. “Das werde ich morgen erledigen.” ist meist die schlechteste Lösung.
  7. Lieferscheine, Preislisten oder Rechnungen müssen einfach in eine Ablage. Diese Ablage sollten Sie aber mindestens zweimal pro Woche kontrollieren, damit nichts vergessen wird oder überholte Informationen mitgeschleppt werden.

Je entscheidungsfreudiger Sie an die Postbearbeitung heran gehen, desto weniger Zeit wird sie in Anspruch nehmen. Routineanfragen (z.B. Gutachten) sollten Sie sich von einer Helferin aufbereiten lassen (Karteikarte des Patienten ziehen oder sogar schon Briefe vorformulieren). Eines sollten Sie immer beachten:

Ihre Zeit ist kostbar. Also lassen Sie sich auch bei der täglichen Post so weit als möglich entlasten.

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