Arbeitsabläufe analysieren

26. Oktober 2009
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In der Praxis von Dr. P. wurde aus irgendeinem Grund, den keiner mehr so richtig kennt, der Formulardrucker an das Ende der Anmeldung gestellt. Der Computer, der den Drucker steuert steht aber am anderen Ende...

Die Helferin, die Rezepte oder Überweisungen ausstellt, muss bei jedem Vorgang aufstehen, drei Meter gehen, ein Formular einlegen, zurück gehen, den Druckvorgang auslösen und anschließend das bedruckte Formular noch aus dem Drucker holen. Da vergehen gut und gerne 15 Sekunden pro Patient. Am Tag sind das bei etwa 100 Patienten 25 Minuten. Aufs Jahr gerechnet werden also an der Anmeldung knapp 100 Stunden verschwendet, weil keiner über die Arbeitsabläufe nachdenkt.

So gibt es viele Arbeitsabläufe in der Praxis, die einmal überprüft werden sollten.

Werden Arbeiten doppelt erledigt?

Immer wieder kommt es vor, dass aufgrund mangelnder Absprachen Aufgaben mehrfach erledigt werden. So kann Verbrauchsmaterial doppelt bestellt werden, wenn nirgendwo dokumentiert ist, was schon bestellt wurde und was nicht.

Tipp: Einsatz einer auf Arztpraxen zugeschnittenen Warenwirtschaft, Nutzung eines gemeinsamen Accounts bei der Onlinebestellung mit Bestellhistorie oder Ablage der ausgedruckten Bestellungen / Bestellbestätigungen.

Sind die Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben verantwortlich?

Fühlt sich niemand verantwortlich, werden Aufgaben manchmal halbherzig ausgeführt oder man verlässt sich auf den anderen.

Tipp: Sorgen Sie dafür, dass der TEAM-Gedanke richtig ausgeführt wird. Und nicht getreu dem Motto Team = Toll, Ein Anderer Machts… Vergeben Sie konkrete Verantwortungsbereiche, z.B. das Ablagesystem, die Einhaltung der Hygienebestimmungen oder die Nachbestellung von Verbrauchsmaterial.

Werden die anfallenden Aufgaben von einer Helferin endgültig erledigt?

Oder bleibt auch mal was liegen? Besser ist es, begonnene Aufgaben gleich zu beenden, anstatt mehrere Aufgaben parallel auszuführen, auf die Gefahr hin, sich zu verzetteln.

Werden Aufgaben häufig wieder zurückgegeben und wird dadurch einiges nicht erledigt?

Sprechen Sie eine Sprache mit Ihren Kollegen? Oft werden Anweisungen nicht korrekt oder gar nicht ausgeführt, weil die Anweisungen schlichtweg ungenau oder unzureichend formuliert waren.

Tipp: Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen eine “Sprache”. Zum Beispiel sollten Abkürzungen immer allen klar sein.

Wird vernünftig delegiert oder werden nur lästige Aufgaben weitergeschoben?

Manchmal gilt das ungeschriebene Gesetz, dass lästige Aufgaben von oben nach unten “durchgereicht” werden. Das ist weder poduktiv, noch förderlich für das Betriebsklima.

Tipp: Achten Sie mal darauf, wie Sie persönlich mit lästigen Aufgaben umgehen.

Werden bestimmte Aufgaben logisch aneinandergereiht?

Folgt z.B. die Patientenannahme immer dem gleichen Ablauf?

Tipp: Erstellen Sie für umfangreiche Aufgaben (z.B. die Einarbeitung neuer Kollegen) Pläne, die die Abfolge der einzelnen ToDos auflisten.

Ist es sinnvoll bestimmte Aufgaben zu Blöcken zusammenzufassen?

Viele Tagesabschlussarbeiten können zusammengefasst werden, z.B. Abrechnung der Barbestände, Sichern der Daten, Heizung und Licht in allen Räumen abdrehen, usw.

Tipp: Wenn solche Abläufe schriftlich vorliegen, wird nichts vergessen.

Denken meine Mitarbeiter noch mit?

Oder verlassen sie sich in allen Belangen auf Sie? Fördern Sie das Mitdenken durch Feedbackgespräche, in denen Ihre Mitarbeiter frei von der Leber weg äußern dürfen, was sie ändern würden. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, eigene Vorschläge einzubringen und loben oder honorieren Sie gute Ideen.

Werden Verbesserungsvorschläge auch umgesetzt?

Hier sind in erster Linie Sie selbst gefragt. Notieren Sie Verbesserungsvorschläge und bringen Sie sie in eine vernünftige Reihenfolge. Umgesetzte Vorschläge motivieren Ihre Mitarbeiter. Sie fühlen sich ernstgenommen und werden ermutigt weitere Ideen einzubringen.

Nur mit optimierten Arbeitsabläufen ist es Ihnen möglich, auch weiterhin Kosten zu sparen, oder freie Ressourcen zu schaffen.

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