Digitale Steuerprüfung: Apotheker, gib alle Daten her?

16. August 2013
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Steuerprüfer auf der Suche nach dicken Fischen: Im ganzen Bundesgebiet berichten Apotheken von elektronischen Betriebsprüfungen. Unklar ist, welche Daten Inhaber wirklich zur Verfügung stellen müssen. Dazu haben Gerichte äußerst konträre Ansichten – jetzt entscheidet der Bundesfinanzhof.

Vor mehr als zehn Jahren hat der Fiskus seine Abgabenordnung modifiziert. Apothekenleiter haben sich seither mit „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) zu befassen – eine schwere Kost.

Komplexe Regelwerke

Die GoBS erläutert, wie elektronische Dokumente lege artis zu behandeln sind. Kommerzielle Softwarepakete müssen sie sowohl Datensicherheit als auch Revisionssicherheit gewährleisten. Ein internes Kontrollsystem mit organisatorischen und technischen Maßnahmen zum Schutz der elektronischen Informationen darf ebenfalls nicht fehlen. Darüber hinaus definiert die GoBS Anforderungen zur ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation. Bei Vor-Ort-Terminen haben Prüfer laut GDPdU das Recht, Daten am System selbst unter die Lupe zu nehmen (direkter Lesezugriff, Z1). In manchen Fällen müssen Apotheker nach Anweisung gewisse Auswertroutinen fahren (mittelbarer Zugriff, Z2). Bleibt als dritte Möglichkeit, Daten über eine GDPdU-Schnittstelle zu exportieren, auf eine CD zu brennen und dem Prüfer zu übergeben (indirekter Zugriff, Z3). Beauftragte der Finanzämter arbeiten mit IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) – ursprünglich kanadischen EDV-Firmen entsprungen und mittlerweile stark weiterentwickelt. Mehr als ein Jahrzehnt, nachdem gesetzliche Rahmenbedingungen geschaffen wurden, nimmt die Zahl digitaler Prüfungen rapide zu. Waren Apotheken anfangs ein recht neues Terrain für Finanzämter, sind heute Stärken – aber auch Schwächen – diverser Warenwirtschaftssysteme bekannt. Prüfer tauschen sich online über Fahndungserfolge aus, um beim nächsten Apotheker schneller vermeintliche Ungereimtheiten zu entdecken.

Zaubern mit dem Zapper

Dahinter steckt der alte Verdacht, Warenwirtschaftssysteme würden kontinuierlich manipuliert, wie in der Gastronomie weit verbreitet: Auch in Apotheken zahlen Kunden häufig bar. Kleine Programme, sogenannte Zapper, editieren Datenbank-Einträge. Das Ergebnis: scheinbar niedrigere Umsätze und niedrigere Steuerlasten. Spuren bleiben aber trotzdem übrig – in Form alter Dateien. Vor mehr als einem Jahr häufen sich Verdachtsmomente gegen Mitarbeiter eines Softwarehauses, entsprechende Tools via USB-Stick bereitgestellt zu haben. Kurz darauf erschienen in der Fachliteratur erste Tipps zur möglichen Selbstanzeige von Apothekern. Das Thema hat an Brisanz verloren, seitdem Prüfer Verkaufsdaten, also die Kassenzeile, Einzeldaten sowie eine Bewegungsdatei, analysieren.

Steuerschuld geschätzt

Ganz so einfach ist die Sache aber nicht: Mittlerweile streiten Juristen und Fiskalbehörden, welche Daten Apotheker wirklich übergeben müssen. Das Bundesministerium der Finanzen gibt Prüfern Rückendeckung: Jede Information, die Verkäufe betrifft, wird als steuerlich relevant eingestuft. Ausgehend vom Umsatzsteuergesetz und vom Handelsgesetzbuch bestehe eine Pflicht zur Aufbewahrung, heißt es offiziell. Weigern sich Kollegen, entsprechende Bits und Bytes zur Verfügung zu stellen, laufen sie Gefahr, dass ihre Steuerschuld über Richtwerte geschätzt wird. Es drohen hohe Nachzahlungen, Bußgelder und Folgeprüfungen. Steuerberater beurteilen die Sachlage anders. Sie sehen keine gesetzliche Verpflichtung, jeden noch so kleinen Verkauf zu dokumentieren – und damit auch keinen Grund, warum Prüfer entsprechende Daten abrufen sollten.

Einzelaufzeichnungen ohne Bedeutung…

Im April hat das hessische Finanzgericht diese Sichtweise bekräftigt (Az. 4 K 422/12). Einzelaufzeichnungen von Barverkäufen müssten bei einer Betriebsprüfung nicht vorgelegt werden, heißt es im Urteil. Geklagt hatte ein Kollege aus Bensheim, der Daten aus seinem Warenwirtschaft zur Verfügung gestellt hatte, aber ohne Einzelaufzeichnungen aller Verkäufe. Richter fanden weder im Handelsgesetzbuch noch in der Abgabenordnung Hinweise, warum dies erforderlich sei. Auch im Computerzeitalter müssen Inhaber beim Barverkauf von Waren mit geringem Wert keine Einzelaufzeichnungen führen – ähnlich Betrieben der Kleingastronomie. Aus der Tatsache, dass die geforderten Informationen ohnehin erfasst werden, lässt sich kein fiskaler Anspruch ableiten. Das hatte der Bundesfinanzhof bereits im Jahr 2009 entschieden: „Führt der Steuerpflichtige Aufzeichnungen, zu denen er gesetzlich nicht verpflichtet ist, so sind die Aufzeichnungen dann nicht gemäß § 146 Abs. 6 AO für die Besteuerung von Bedeutung, wenn sie der Besteuerung nicht zugrunde zu legen sind.“

…oder doch relevant?

Das Finanzgericht des Landes Sachsen-Anhalt kam bei einem weiteren Verfahren zu gänzlich anderen Resultaten. Per Eilverfahren entschieden Richter, dass Inhaber bei einer Betriebsprüfung Daten der Kassenauftragszeile ihres Warenwirtschaftssystems herausrücken müssen (Az.: 1 V 580/12). Ausnahmen billigten sie zu, falls technische Gegebenheiten oder die Größe eines Betriebs Einzelaufzeichnungen unmöglich machen. Beide Punkte trafen auf die Apotheke jedoch nicht zu. Mitte Mai wurde diese Ansicht im Hauptsacheverfahren bestätigt (Az.: 1 K 396/12). Jetzt warten alle Beteiligten gespannt auf eine Revision vor dem Bundesfinanzhof. Im besten Fall wird die hessische Ansicht bestätigt – und Finanzämter haben keine Basis mehr, bei fehlenden Einzeldaten steuerliche Hinzuschätzungen vorzunehmen.

Erste Hilfe hinter dem HV-Tisch

Bis dahin gehen aber noch einige Monate in das Land. Was können Inhaber momentan unternehmen? Fehlen Kasseneinzeldaten, so dürfen Fiskalbehörden nicht automatisch Steuerlasten schätzen, hat das Finanzgericht des Landes Sachsen-Anhalt erklärt. Anders sieht es aus, falls die EDV entsprechende Informationen erfasst, Kollegen aber keine Daten bereitstellen. Meist verhängt das Finanzamt dann Verzögerungsgelder. Bleibt nur, Einspruch einzulegen und eine Aussetzung der Vollziehung zu beantragen.

Praxistipp: Gut vorbereitet in die elektronische Steuerprüfung

  • Schulen Sie alle Angestellten im korrekten Umgang mit dem Warenwirtschaftssystem. Dadurch lässt sich so manches Problem vermeiden.
  • Erfassen Sie alle Vorgänge elektronisch, auch Kleinigkeiten im Handverkauf.
  • Datensicherung ist nicht gleich Archivierung: Während Backups dafür sorgen sollen, dass der jeweilige Stand des letzten Tages wieder zur Verfügung steht, erfolgt bei der Archivierung eine revisionssichere Speicherung ohne Möglichkeit der Veränderung – und zwar über zehn Jahre.
  • Vor der Prüfung generiert Ihre Software eine CD, die Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entspricht. In etlichen Fällen lässt sich ein direkter oder mittelbarer Zugriff von Prüfern damit vermeiden.
  • Darüber hinaus muss ein Verfahrensverzeichnis zur Verfügung gestellt werden, das beschreibt, in welchen Systemen steuerlich relevante Daten erfasst werden.
  • Dokumentieren Sie organisatorische sowie technische Maßnahmen, die Sie zum Schutz Ihrer Daten treffen, bekannt als internes Kontrollsystem (IKS).
  • Zusammen mit Ihrem Steuerberater sollten Sie eine digitale Betriebsprüfung simulieren. Über Sinn oder Unsinn entsprechender Maßnahmen wurde in der Vergangenheit kontrovers diskutiert. Tatsache ist, dass der Vorsprung an Zeit und an Wissen helfen kann, um Schwachstellen aufzudecken und sich dementsprechend vorzubereiten. Darüber hinaus lassen sich mögliche Fehler des Anwenders künftig vermeiden.
  • Und nicht zuletzt: Prüfer sind auch nur Menschen. Schaffen Sie bei Vor-Ort-Terminen eine angenehme Atmosphäre!
28 Wertungen (4.32 ø)

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4 Kommentare:

Apothekerin

” Hatten Sie in Ihrer Apotheke 2012 keinerlei Umsätze ? ”

” Nein, weil alle Kunden sich die Medikamente 2012 nur noch zur Ansicht an die Ladentheke haben bringen lassen. ”

” Und weshalb hat dann kein Kunde sich zu einem Kauf entschließen können ? ”

” Weil auf allen Medikamenten der Kuckuck klebte ! ”

:-))))

#4 |
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Apotheker

Es ist traurig, dass die bisher geltende Unschuldsvermutung von den Finanzbehörden und deren Handlangern konterkariert wird. Und leider haben die Betriebsprüfer oft wenig Hintergrundwissen wie welche Prozesse in Apotheken zustande kommen. Ich denke da nur an nicht lieferbare Rabattarzneimittel die zahlreiche “Storno”-Buchungen verursachen, die von der Finanzbehörde oft als “nicht ordnungsgemäß” gewertet wird.

Es ist wie immer: die Großen lässt man laufen, die Kleinen werden gehängt…

#3 |
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Apothekerin

Für all diejenigen Apotheker, die heute mittlerweile unterhalb der Armutsgrenze ihre Apotheken trotz oder gerade wegen all der Lokalumbau-, Treuepunkte-, Kundengewinnspiel- und Arzneimittelrabattschlachten betreiben und leben müssen, sei hier noch ein guter Rat von mir mitgegeben: Da immer mehr Apotheken nach Testreihen in die Schlagzeilen von Presse und Medien geraten, nur noch reine umsatz-orientierte Medikamenten-Abbo-Vertriebsstellen ohne jegliche Fachberatungsqualitäten und Kompetenz zu sein, um so mit dem online-Arzneimittelhandel noch mithalten zu können, sollten derlei sich in der Mode der Zeit allmählich selbstauflösende Apotheken das Ausmaß ihrer Steuerschuld(en) dadurch minimieren, indem sie ihren Fiskal-Status von “Apotheke” auf das wesentlich günstigere Steuersparmodell “Abbo- und Gewinnspielvertrieb” beim Finanzamt umändern lassen. :-)

#2 |
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Apothekerin

Alles läuft darauf hinaus, daß Apotheker wie auch alle anderen rundum überwachten Berufsgruppen erstmal ihre gesamten Einkünfte an den Fiskus sicherheitshalber jeden Monat überweisen sollten und danach einen Bescheid am Jahresende vom Finanzamt erhalten, welche Beträge der Apotheke in netto zugestanden hätten, wenn die Apotheke am Jahresende noch existieren würde. :-)

Was heute noch lustig erscheinen mag, wird bald in unserem lückenlos Bürger überwachenden Staat Realität, wenn die hierzu erforderlichen Altparteien im September 2013 zum entsprechenden Machtmißbrauch gewählt werden.

Auch Apotheker werden daher in Zukunft nicht umhin kommen, Hartz4 zur Sicherung ihres Apotheken-Existenzminimums zu beantragen, während sie gleichzeitig ihre monatlichen Einkünfte sicherheitshalber vollständig und lückenlos an den Fiskus überweisen. Nur so kann wirksam vorgebeugt werden, daß Apotheker am Ende des Steuerjahres einer Steuerhinterziehung verdächtigt oder gar überführt werden. :-)

Denn kann nach Unsummen kostenden Ermittlungsverfahren einem Apotheker mal eine Steuerhinterziehung von ein paar Euro nachgewiesen werden, so steht das darauf erhobene Strafmaß in keinerlei vertretbaren Verhältnis zur fahrlässig oder vorsätzlich hinterzogenen Steuerschuld inmitten von abertausenden Fiskalparagraphen und -vorschriften. Daher auch mein guter Rat: wer da wirklich sich eine Menge Ärger, Zeit und Geld ersparen will, der sollte unbedingt regelmäßig und vollständig seine gesamten Monatseinkünfte an den Staat überweisen und gleichzeitig Hartz4 beantragen. Einen anderen Weg gibt es nicht, da der Staat gegen die Bürger solchermaßen einseitig lastige und auslegbare Fiskalgesetze erläßt, daß kein Steuerschuldner jemals vor Fiskalverfolgung und Steuerhinterziehung sicher sein kann.

Dieses Apothekenerhaltungssystem “Vollständige Ertragsauskehrung an den Staat” bei gleichzeitig dadurch herbeigeführter “Hartz4-Bedürftigkeit” hat so großen Erfolg, daß ich mittlerweile die 4. Apothekenfiliale eröffnen konnte, während alle darin beschäftigten Mitarbeiter ihre Einkommen direkt als Hartz4-Leistung beziehen. Ich denke mal, dieses Wirtschaftsmodell nach Jaroslav Hasek´s “Braven Soldaten Schwejk” sollte lamdesweit Schule machen, zumal es hierzu keine sinnvolle Alternative gibt.

#1 |
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