Woche oder Quartal???

3. Mai 2010
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"Warum soll ich mir Gedanken darüber machen, wie sich die Kalenderwochen entwickeln, wenn wir doch quartalsweise abrechnen?" war die Frage von Dr. S.  Ich möchte Ihnen heute zeigen, warum diese Betrachtungen durchaus wichtig sein können.

Wenn ich Praxen berate, werten wir in drei Listen die Kalenderwochen aus. Wir zeigen die “Fallzahlentwicklung anhand des Erstkontaktes”, die “Verteilung der Kontakte über Kalenderwochen” und die “Punktsummenverteilung auf Kalenderwochen”. Alles zusammen ergibt ein klares Bild über den Verlauf während des Quartals.

Fallzahlentwicklung anhand des Erstkontaktes

Die Terminplanung der Praxis sollte sich nicht nur an der Planung der Woche orientieren, sondern auch eine Planung des Quartals berücksichtigen. Für Neupatienten müssen Sie für gewöhnlich mehr Behandlungszeit einplanen als für Wiederbestellpatienten. Die Anzahl der Neupatienten nimmt aber für gewöhnlich im Laufe des Quartales ab. In welchem Umfang dies geschieht zeigt Ihnen diese Liste sehr deutlich auf.

Ein Kuriosum zeigte sich bei der Betrachtung der Auswertung bei Allgemeinärzte: In der dritten oder vierten Woche vor Quartalsende steigt die Anzahl der Erstkontakte nochmals augenscheinlich an. Ich habe dafür nur zwei Begründungen:

  • Es greift das Mahnwesen für noch nicht vorgelegte Krankenversichertenkarten.
  • Der Versicherungsgedanke der Patienten schlägt durch, was aus Sicht des Praxisbudgets gar nicht so schlecht wäre, weil der Erstkontakt das Budget auslöst.

Zudem beschreibt diese Liste letztendlich auch die Entwicklung des Budgetrahmens innerhalb des Quartales.

Verteilung der Kontakte über Kalenderwochen

Aus organisatorischer Sicht sollte die Kontaktverteilung über die Kalenderwochen möglichst ausgeglichen sein. Sind hier große Schwankungen zu sehen, deutet dies darauf hin, dass entweder kein Bestellsystem vorhanden ist oder die Terminplanung nicht funktioniert, weil die Patienten kommen wann sie wollen. Urlaubs- und Krankheitswochen machen sich hier sehr deutlich bemerkbar, auch wenn z.B. in einer Gemeinschaftspraxis ein Behandelnder fehlt. Steigen vor und nach einer Urlaubswoche die Kontakte sehr stark an, dann sollten Sie versuchen, diese “Wogen” zu glätten, weil sonst u.a. viel Erholungswert eines Kurzurlaubes verloren gehen kann. Wachsen die Balken der Grafik nach einem Urlaub nur sehr zögerlich in die Höhe, kann dies auf einen starken Konkurrenten hindeuten, der Ihre Patienten bindet.

Punktsummenverteilung auf Kalenderwochen

Die Punktsummen pro Woche fallen mit dem Verlauf des Quartals, was daran liegt, dass auch die Anzahl der Erstkontakte – sprich der Ansatz der Ziffer 1 – nachlässt. Dies ist jedoch nicht weiter beachtenswert. Erstaunlich ist in Ihrer Praxis allerdings der drastische Einbruch in der siebten Kalenderwoche. In dieser Woche ist zwar auch ein Rückgang der Kontakte zu verzeichnen, aber nicht in dem Maße wie die Punktausbeute fällt. Da Sie auf Fortbildung waren, haben Sie einen Vertreter in die Praxis gesetzt, um die Behandlung u.a. aus Marketinggründen fortzusetzen. Dass Ihre Patienten lieber zu Ihnen gehen, als zu Ihrem Vertreter ist durchaus nachzuvollziehen. Dass der Vertreter aber wesentlich weniger aus Ihren Patienten “herausholt” sollte nicht passieren. Diesem Schwachpunkt können Sie mit Checklisten und Arbeitsanweisungen entgegnen. Ihr Praxisvertreter sollte sich an Ihren Arbeitsstil anpassen und Ihre Patienten so behandeln, wie Sie das tun. Das schließt natürlich auch dasselbe Dokumentations- und Abrechnungsverhalten mit ein. Nehmen Sie solche Anweisungen auch in den Praxisvertretungsvertrag mit auf. Im Übrigen fällt hier auf, dass sich die Punktsummen pro Woche in etwa so verhalten, wie die Kontakte pro Woche, was mir zeigt, dass Ihre Organisation durchaus flexibel auch mit hohen Patientenfrequenzen fertig wird.

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